Instrukcja Obsługi Aplikacji

1. Wypełnij Formularz rejestracyjny! Wymyśl nazwę swojej Rady lub Grupy. Napisz ilu będzie członków.

2. Dostaniesz maila na podany przez siebie adres z powiadomieniem, że Twoja Organizacja została właśnie aktywowana w systemie RadaOnline.

3. Od teraz Ty jesteś pierwszym Administratorem Organizacji i możesz zapraszać innych Użytkowników.

1...,2...,3... Kroki aby utworzyć Organizację w RadaOnline:

Utwórz hasło, zaproś innych i działaj :)

Dodaj Użytkowników w Kontaktach.

RadaOnline wyśle automatycznie maile na wskazane przez Ciebie adresy w momencie dodawania Użytkownika.

* Jeśli nie otrzymasz wiadomości w ciągu kilku minut, sprawdź folder „Spam” i "Oferty" w swojej poczcie. Lub skontaktuj się z naszym Zespołem Wsparcia.

1. Logowanie do systemu

1.1 Logowanie możliwe jest przy użyciu loginu i hasła lub linku przesłanego na e-mail. W przypadku problemów możesz zresetować hasło klikając „Zapomniałeś hasła?”

2. Nawigacja w aplikacji

2.1. Po lewej stronie ekranu znajduje się menu umożliwiające przełączanie między modułami. Możesz też wejść w moduły klikając bezpośrednio w kolorowe kafelki na Stronie Głównej.

3. Poziomy uprawnień

3.1. Członek - głosowanie, przeglądanie danych.

3.2. Finansowy - Finanse, Dokumenty.

3.3. Sekretarz - Kontakty, Wydarzenia, Głosowania, Dokumenty.

3.4. Administrator - Kontakty, Finanse, Wydarzenia, Głosowania, Dokumenty.

Po utworzeniu organizacji Administrator dodaje adresy mailowe Członków i nadaje Role w RadaOnline:

3.1. Członek RadaOnline.pl

posiada uprawnienia do:

• przeglądania modułów: Kontakty, Finanse, Wydarzenia, Głosowania i Dokumenty,

• oddawania głosów w module Głosowania.

• edycja swojego profilu.

3.2. Finansowy RadaOnline.pl

posiada uprawnienia do:

• przeglądania modułów: Kontakty, Finanse, Wydarzenia, Głosowania i Dokumenty,

• oddawania głosów w module Głosowania,

• edytowania modułu Finansowego i Dokumenty,

• dodawania plików CSV z transakcjami z rachunku bankowego,

• edytowania nazw transakcji,

• przypisywania i tworzenia typów Wpłat i Wydatków,

• dodawania salda początkowego rozliczeń,

• rozliczania podjętych w głosowaniach Uchwał,

• dodawania i porządkowania Dokumentów.

3.3. Sekretarz RadaOnline.pl

posiada uprawnienia do:

• przeglądania modułów: Kontakty, Finanse, Wydarzenia, Głosowania i Dokumenty,

• oddawania głosów w module Głosowania,

• edytowania modułu Kontakty, Wydarzenia, Głosowania i Dokumenty,

• dodawania nowych Członków oraz nadawania Roli i Funkcji zwykłym Członkom Organizacji. (Nie może zmieniać uprawnień Sekretarza, Finansowego i Administratora)

• tworzenia i edytowania nowych wydarzeń w Kalendarzu, ustawianie powiadomień do wydarzeń.

• tworzenia Uchwał i Głosowań z gotowych szablonów oraz własnych,

• publikowania Uchwał do głosowania - automatyczna wysyłka powiadomień,

• dodawania i porządkowania Dokumentów.

3.4. Administrator RadaOnline.pl

posiada uprawnienia do:

• przeglądania modułów: Kontakty, Finanse, Wydarzenia, Głosowania i Dokumenty,

• oddawania głosów w module Głosowania,

• edytowania modułu Kontakty, Finanse, Wydarzenia, Głosowania i Dokumenty,

• dodawania Członków oraz nadawanie Roli i Funkcji,

• dodawania plików CSV z transakcjami z rachunku bankowego,

• edytowania nazw transakcji,

• przypisywania i tworzenia typów Wpłat i Wydatków,

• dodawania salda początkowego rozliczeń,

• rozliczania podjętych w głosowaniach Uchwał,

• tworzenia i edytowania nowych wydarzeń w Kalendarzu,

• tworzenia Uchwał i Głosowań z gotowych szablonów oraz własnych,

• publikowania Uchwał do głosowania - automatyczna wysyłka powiadomień,

• dodawania i porządkowania Dokumentów.

4. Kontakty

Moduł Kontakty wyświetla listę kontaktów członków rady.

4.1. Administrator może dodawać kontakty, edytować je oraz nadawać/zmieniać role poszczególnych członków.

4.2. Użytkownik może edytować swój profil.

4.3. Role w systemie mają graficzne oznaczenie: Prezydium na granatowo, Członkowie na szaro.

Administrator

Sekretarz

Finansowy

Członek

4.4. Zmiana adresu e-mail następuje przez usunięcie konta użytkownika i dodanie nowego Użytkownika.

5. Wydarzenia

Moduł Wydarzenia wyświetla kalendarz wydarzeń. Administrator i Sekretarz mogą dodawać wydarzenia. System wysyła powiadomienia e-mail.

5.1. Tworzenie wydarzeń - "Dodaj Wydarzenie"

5.2. Wpisz Tytuł oraz Datę rozpoczęcia i Datę zakończenia.

5.3. Opcjonalnie możesz dodać Opis, Lokalizację, Godziny oraz Przypomnienie.

5.4. Przypomnienie - jeżeli włączysz Przypomnienie system automatycznie wyśle mailowe powiadomienie o wydarzeniu do wszystkich Użytkowników. Wysyłka powiadomień realizowana jest co 2 godziny od 10:00 do 18:00.

5.5. Przypomnienie o wydarzeniu dostają tylko zarejestrowani członkowie organizacji.

6. Głosowania

Prezentuje listę uchwał i głosowań. Głosowania są jawne. Administrator i Sekretarz dodają nowe głosowania dla wszystkich członków lub TYLKO dla prezydium. Pozostali Członkowie mogą przeglądać wyniki (również w trakcie głosowania) i oddawać głosy. Głosowanie odbywa się online, można na bieżąco śledzić jego przebieg, co zapewnia uczciwość i bezpieczeństwo.

6.1. Tworzenie Głosowań - Dodaj Głosowanie, następnie wybierz szablon lub stwórz własne głosowanie. Możesz wpisać numer, tytuł, kwotę i treść Głosowania. Teraz ustawiasz tylko daty rozpoczęcia i zakończenia głosowania, zapisujesz Uchwałę i Publikujesz :)

* Sortowanie Uchwał po numerze działa alfabetycznie, dlatego dodaj zero "0" przed cyfrą od 1-9 np. "01", "02".

6.2. Publikacja Głosowania - w momencie publikacji system wysyła powiadomienie mailowe o głosowaniu do wszystkich Członków Twojej Rady / Grupy ED (lub tylko do prezydium jeśli tak zaznaczyłeś w głosowaniu).

Możesz Publikować Głosowania na dwa sposoby: Publikuj Teraz - można oddać głos od momentu opublikowania głosowania, nie musisz wpisywać daty rozpoczęcia głosowania oraz Publikuj - oznacza możliwość oddania głosu od momentu rozpoczęcia się głosowania - data i godzina wpisana w Uchwale, np. publikujesz Uchwały w poniedziałek, ale możliwość oddania głosu będzie dopiero na zebraniu w czwartek od godz. 18:00, do tego czasu wszyscy członkowie mogą zapoznać się w wprowadzonym głosowaniem.

6.3. Głosuj - wystarczy wejść w Uchwałę, przeczytać, wybrać na dole jedną z trzech opcji: "Tak", "Nie" lub "Wstrzymuję się" i nacisnąć "Głosuj".

6.4. W trakcie głosowania i po zakończeniu każdy Użytkownik może podejrzeć wyniki - "Zobacz Wyniki" - menu po prawej.

6.5. Nad jedną Uchwałą możesz zagłosować tylko jeden raz. Oddanego głosu nie można zmienić.

6.6. Powiadomienie o głosowaniu dostają wszyscy członkowie organizacji, również użytkownicy, którzy jeszcze się nie zarejestrowali.

6.7. Głosowania możesz sortować po dacie, numerze i tytule Uchwały. Możesz również łatwo odnaleźć Uchwałę używając lupki u góry ekranu.

6.8. W zależności od potrzeb możesz zdecydować czy Uchwała jest podejmowana zwykłą czy bezwzględną większością głosów.

6.9. Testowe uchwały można usunąć z systemu.

6.10. WPROWADZANIE PRZEGŁOSOWANYCH WCZEŚNIEJ UCHWAŁ - głosowania uchwalone przed wprowadzeniem systemu można wprowadzić do Modułu Głosowania wcześniej z wynikiem "Przegłosowane Za".

6.11. GŁOSOWANIA TYLKO DLA PREZYDIUM - głos mogą oddać tylko osoby z Prezydium, w systemie posiadające funkcje: Administrator, Sekretarz, Finansowy, głosowanie jest widoczne dla wszystkich członków po zakończeniu głosowania.

7. Finanse

Moduł Finanse prezentuje wpływy, wydatki, saldo dostępne i uchwały do rozliczeń. Administrator i Finansowy mogą Możliwości:

7.1. Dodawanie Wpłat i przypisywanie kategorii do każdej transakcji.

7.2. Możesz samodzielnie tworzyć Typy Wpłat i Wydatków i przypisywać do nich transakcje z rachunku bankowego.

7.3. Kwoty z podjętych Uchwał automatycznie zapisują się w Module Finanse, dzięki temu zawsze wiesz jaką ilością środków dysponujesz.

7.4. Ustalasz Saldo Początkowe - od tej daty wszystkie zaimportowane transakcje zlicza system.

* Saldo początkowe możemy odblokować na życzenie. Napisz do nas na biuro@radaonline.pl, odblokujemy dla Ciebie możliwość ponownego wprowadzenia Salda Początkowego.

7.5. Rozliczasz podjęte Uchwały w całości lub w części.

7.6. Dodajesz transakcje z rachunku bankowego w formacie CSV.

System pozwala importować pliki CSV

Plik CSV musi mieć poniższą strukturę:

- data w formacie DD.MM.YYYY

- tytuł

- od

- kwota

Separatorem musi być średnik. Kodowanie polskich znaków zgodnie z przesłanym plikiem musi być w formacie ANSI w stronie kodowej 1250.

Pobieranie pliku:

Historia -> CSV -> Separator: średnik ; -> Pobierz

Z pobranego pliku CSV należy:

• usunąć kolumnę B

• usunąć kolumnę E

• usunąć wiersz 1

• Teraz możesz zapisać zmiany i zaimportować do Modułu Finanse :)

Pobieranie pliku:

Finanse -> Historia -> Zestawienie operacji -> CSV -> Pobierz

Z pobranego pliku CSV należy:

• usunąć kolumnę B

• usunąć kolumnę C

• usunąć kolumnę F

• Teraz możesz zapisać zmiany i zaimportować do Modułu Finanse :)

* System bierze pod uwagę tylko transakcje, które nastąpiły po Dniu Salda Początkowego. Jeśli ustawisz Saldo Początkowe na dzień 1.09.2025, to system zliczy wszystkie transakcje bankowe od 1.09.2025, nie weźmie pod uwagę transakcji do 30 sierpnia 2025.

8. Dokumenty

Moduł Dokumenty służy do przechowywania plików podzielonych na kategorie. Administrator, Sekretarz i Finansowy mogą edytować dokumenty. Możliwości:

8.1. Dodawanie, pobieranie i usuwanie plików.

8.2. Tworzenie folderów.

8.3. Edytowanie nazw plików i folderów.

8.4. Przenoszenie plików i folderów.

RadaOnline

RadaOnline została zaprojektowana z myślą o małych organizacjach działających non profit. RadaOnline umożliwia zarządzanie jednej osobie lub dzielenie obowiązków pomiędzy kilka osób, w zależności od sposobu organizacji.